Algemene voorwaarden van ActaMed B.V. Geldig vanaf 1 april 2011.
AV 1 TOEPASSELIJKHEID 1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle leveringen van producten en diensten onder het label ActaMed B.V. door de bedrijfsarts aan opdrachtgever alsmede alle daarop betrekking hebbende overeenkomsten en handelingen, zowel van voorbereidende, uitvoerende als uitlopende aard. 1.2 Door ondertekening van enig overeenkomst met de bedrijfsarts waarin naar deze Algemene Voorwaarden wordt verwezen, verklaart de opdrachtgever een exemplaar van deze Algemene Voorwaarden te hebben ontvangen, van de inhoud daarvan te hebben kennis genomen en deze te hebben aanvaard.
AV 2 OFFERTES 2.1 Alle offertes van ActaMed B.V. zijn vrijblijvend. ActaMed B.V. heeft het recht een aanbieding binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst van de aanvaarding te herroepen. 2.2 Offertes zijn 2 (twee) weken geldig. 2.3 Indien in een acceptatie van een offerte door de opdrachtgever voorbehouden of wijzigingen zijn aangebracht, komt de overeenkomst pas tot stand als ActaMed B.V. aan de opdrachtgever schriftelijk heeft bericht in te stemmen met de afwijkingen ten opzichte van de offerte. 2.4 Een stuksverrichting valt onder een expertise en niet onder begeleiding hetgeen betekent dat er voor het moment van het spreekuur een advies wordt opgesteld hoe werkgever en werknemer met elkaar verder kunnen; gebreken in het dossier ten aanzien van de Wet Verbetering Poortwachter zijn voor rekening van de opdrachtgever.
AV 3 DUUR VAN DE OVEREENKOMST 3.1 Levering van diensten neemt een aanvang op het moment dat de door opdrachtgever ondertekende overeenkomst in het bezit is van ActaMed B.V.. 3.2 De overeenkomst wordt aangegaan steeds voor de duur zoals vermeld in de overeenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van één werkweek, 7 dagen. 3.3 Opdrachtgever is gerechtigd de overeenkomst te ontbinden binnen veertien (14) dagen na openbaarmaking van een prijswijziging anders dan conform prijsindexcijfer.
AV 4 DIENSTEN 4.1 ActaMed B.V. verricht diensten op initiatief en in opdracht van opdrachtgever bestaande uit expertise, begeleiding, coaching of andere adviestaken. 4.2 Basale competenties van de bedrijfsarts zijn geborgd in het kwaliteitssysteem van de bedrijfsarts. Zij zijn onderdeel van de overeenkomst cq. opdracht (basale competenties: verzuimbegeleiding; overleg met werkgever, behandelaars en UWV; arbeidsomstandighedenspreekuur; toetsing van de RI&E en aanstellingskeuringen). 4.3 Overige dienstverlening is afhankelijk van de competentie van de individuele bedrijfsarts en dient te worden opgenomen als bijlage bij de overeenkomst cq. opdracht. Deze dienstverlening valt buiten het bestek van de dienstverlening van ActaMed B.V. en deze Algemene Voorwaarden (overige diensten bijvoorbeeld: mediation, health-checks, training, specifieke begeleiding enzovoorts). 4.4 De bedrijfsarts spant zich in om de overeengekomen diensten naar beste inzicht en vermogen, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving uit te voeren. Van toepassing zijn de volgende stukken van de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB): De Beroepscode voor Bedrijfsartsen en Addendum bij het contract tussen Opdrachtgever en Zelfstandige Bedrijfsarts. 4.5 De bedrijfsarts zal de diensten voor zover mogelijk persoonlijk verrichten. 4.6 In geval van vervanging bij ziekte, vakantie of anderszins wordt de bedrijfsarts vervangen door een collega bedrijfsarts indien de periode van afwezigheid meer dan 3 weken duurt. 4.7 Behoudens de in 4.4 bedoelde wettelijke termijnen, volgt de bedrijfsarts in zijn dienstverlening de voor de werkgever geldende en door deze expliciet aangegeven bijzondere verplichtingen jegens verzekeraars. 4.8 In deze voorwaarden wordt onder werkdag verstaan: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van nationale feestdagen. 4.9 Voor het spreekuur geldt een annuleringstermijn van minimaal een (1) werkweek bij stuksopdrachten en 2 werkdagen bij regelmatige (wekelijkse) opdrachten. Bij niet tijdig annuleren worden diensten volledig in rekening gebracht, tenzij anders overeengekomen. 4.10 Stuksopdrachten vallen niet onder begeleiding en de bedrijfsarts kan dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor nalatigheden in de verzuimbegeleiding.
AV 5 INTERVENTIES 5.1 Onder interventie wordt verstaan, het vroegtijdig en adequaat ingrijpen bij gesignaleerde klachten die aan het verzuim van een werknemer ten grondslag liggen om het herstel te bevorderen en vallen binnen de algemeen geaccepteerde behandelingen. Alsmede het voorkomen van verzuim door middel van het aanbieden van bijzondere vormen van (preventieve) therapieën en overige middelen welke alle ten doel hebben de terugkeer naar het (eigen) werk voor de werknemer te bespoedigen dan wel om uitvallen te voorkomen. 5.2 Interventies vinden uitsluitend plaats met instemming van de opdrachtgever, en van de desbetreffende werknemer. 5.3 De bedrijfsarts kan niet garanderen dat de interventie slaagt, doch zal zich binnen het kader van de feitelijke mogelijkheden daartoe zo veel mogelijk inspannen. 5.4 De werkgever is verantwoordelijk voor een volg-systeem voor tijdigheid ten aanzien van re-integratie.
AV 6 INSCHAKELEN DERDEN 6.1 De bedrijfsarts mag werkzaamheden uitbesteden in overleg met en na goedkeuring van de opdrachtgever. 6.2 De bedrijfsarts ziet er in die gevallen op toe dat de dienstverleners die de interventie daadwerkelijk uitvoeren, voldoen aan de kwaliteitseisen van ActaMed B.V..
AV 7 VERPLICHTINGEN OPDRACHTGEVER 7.1 Opdrachtgever is gehouden volledige medewerking te verlenen aan de uitvoering van de opdracht door de bedrijfsarts. 7.2 Opdrachtgever draagt zorg voor de tijdige administratie en organisatie rond de dienstverlening, zoals het informeren van de werknemer over een afspraak met de bedrijfsarts, het bijhouden van het re-integratiedossier, case-management, correspondentie met het UWV, correcte ziekmeldingen etc. 7.3 Opdrachtgever ziet erop toe dat diens werknemers uitvoering geven aan de op hen rustende wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden in het kader van de in AV 4 genoemde diensten. 7.4 Opdrachtgever staat in voor de juistheid van mondelinge, schriftelijke (ook e-mails) of telefonische informatie.
AV 8 OVERMACHT 8.1 Ingeval een partij niet aan haar verplichtingen kan voldoen of zij redelijkerwijs kan verwachten hieraan niet te kunnen voldoen, hetzij als gevolg van overmacht, hetzij als gevolg van andere omstandigheden, is deze partij gehouden de andere partij daarvan onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen. 8.2 Ingeval van overmacht wordt de nakoming door de betrokken partij van de betreffende contractuele verplichting geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van zodanige overmacht zonder dat partijen over en weer tot enige schadevergoeding zijn gehouden. 8.3 De partij die een beroep doet op overmacht verplicht zich, voor zover dit in zijn vermogen ligt, iedere oorzaak van overmacht zo snel mogelijk op te heffen.
AV 9 PRIJZEN EN TARIEVEN 9.1 Alle prijzen en tarieven zijn exclusief BTW en andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd. 9.2 De bedrijfsarts berekent voor de reguliere dienstverlening geen kilometervergoeding, voor de afname van een enkele verrichting wordt een vergoeding in rekening gebracht van max €40,-. Ook reiskosten anders dan naar de vaste of afgesproken spreekuurlocatie van de bedrijfsarts worden doorberekend tegen uurtarief. 9.3 De kosten en inspanningen van de bedrijfsarts samenhangend met het communiceren met de opdrachtgever, voor zover hierover geen afspraken bestaan, het opvragen en beoordelen van informatie uit de behandelende sector, alsmede die voor het uitoefenen van de verwijsfunctie van de bedrijfsarts worden doorberekend, vermits tevoren afgestemd met de opdrachtgever en voor zover ze niet vergoed worden door een verzekeraar of derden. 9.4 Voor het beschikbaar zijn van een bedrijfsarts en voor coördinatie brengt ActaMed B.V. aan opdrachtgever jaarlijks een vast bedrag in rekening, aangeduid als servicekosten, geldend voor het gehele bedrijf. 9.5 Prijsaanpassing vindt jaarlijks per 1 januari plaats op basis van de ontwikkelingen in het totaalindex cijfer van het CBS danwel CPB.
AV 10 GRONDSLAGEN TARIEVEN 10.1 Alle door de bedrijfsarts gefactureerde bedragen zijn gebaseerd op de reële tijdsbesteding en het overeengekomen uurtarief, met een minimale afname van een half uur en afgerond op 5 minuten. 10.2 Ingeval het aantal werknemers of het verzuimpercentage van invloed is op hetgeen de opdrachtgever aan de bedrijfsarts of ActaMed B.V. verschuldigd is, wordt uitgegaan van het door de opdrachtgever opgegeven aantal werknemers en verzuimpercentage. 10.3 Opdrachtgever is verplicht op het eerste verzoek van de bedrijfsarts of ActaMed B.V. het correcte aantal werknemers op te geven dat per gevraagde datum bij opdrachtgever werkzaam is, duidelijke en correcte verzuimgegevens aanleveren en dient aan te geven of er sprake is van op handen zijnde personeelswijzingen (bv. reorganisatie).
AV 11 FACTURERING EN BETALING 11.1 De facturatie van de door de bedrijfsarts verrichte diensten geschiedt op basis van een inzichtelijke factuur. 11.2 Eventuele jaarlijkse servicekosten voor ActaMed B.V. dient de opdrachtgever bij vooruitbetaling te voldoen. Bij beëindiging van de overeenkomst om welke reden dan ook, vindt geen verrekening dan wel restitutie van reeds betaalde gelden plaats. 11.3 Betaling dient te geschieden binnen twee (2) weken na factuurdatum, bij gebreke waarvan de opdrachtgever van rechtswege in verzuim zal zijn zonder dat enige ingebrekestelling zal zijn vereist. 11.4 Indien de opdrachtgever de juistheid van een onderdeel van de factuur betwist, is hij niettemin gehouden tot betaling van het niet betwiste gedeelte. Indien en voor zover het betwiste gedeelte alsnog verschuldigd blijkt, geldt daarvoor de oorspronkelijke factuurdatum. 11.5 Opdrachtgever is niet gerechtigd tot verrekening van hetgeen de bedrijfsarts of ActaMed B.V. van hem vordert, met hetgeen hij meent van partijen te vorderen te hebben. 11.6 Bij gebreke van tijdige betaling is de bedrijfsarts gerechtigd, ter beoordeling van de bedrijfsarts en zonder nadere ingebrekestelling, om de overeengekomen dienstverlening op te schorten. 11.7 Vanaf het moment waarop opdrachtgever op grond van het bepaalde in AV 11.3 in verzuim is, tot aan de dag van volledige betaling, is deze een vertragingsrente van 1,25% per maand verschuldigd, onverminderd het recht op volledige schadevergoeding op basis van de wet. 11.8 Vanaf het moment dat opdrachtgever op grond van het bepaalde in AV 11.3 in verzuim is, is de opdrachtgever aan de bedrijfsarts of ActaMed B.V. incassokosten verschuldigd van 15% over het openstaande bedrag met een minimum van €150,00.
AV 12 WIJZIGING VAN TE LEVEREN DIENSTEN Wijzigingen en/of aanvullingen op de overeenkomst kunnen slechts schriftelijk worden overeengekomen.
AV 13 AANSPRAKELIJKHEID 13.1 De bedrijfsarts is aansprakelijk voor schade geleden door de opdrachtgever als gevolg van niet of niet behoorlijke nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst. 13.2 De bedrijfsarts is nimmer gehouden tot vergoeding van winstderving, bedrijfsschade, (bijkomende) kosten, indirecte schade of indirect verlies aan derden of welke gevolgschade dan ook. 13.3 Opdrachtgever is gehouden de bedrijfsarts ter zake van alle met de overeenkomst samenhangende vorderingen van derden (daarbij zijn werknemers inbegrepen) en alle daarmee verband houdende financiële gevolgen te vrijwaren. 13.4 Onverminderd het in voorafgaande leden bepaalde, zal in geen geval de aansprakelijkheid van de bedrijfsarts verder strekken dan het bedrag van de door opdrachtgever betaalde vergoedingen, voor de diensten zoals gespecificeerd in de overeenkomst waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit. 13.5 ActaMed B.V. is niet aansprakelijk voor zover schade voortvloeit uit het feit dat opdrachtgever en/of werknemer(s) door ActaMed B.V. mondeling of schriftelijk verstrekte adviezen niet naar behoren hebben opgevolgd. Ingeval van mondeling verstrekte adviezen is ActaMed B.V. niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit misverstanden of onjuist overgekomen informatie. 13.6 Indien casemanagement is uitbesteed aan een derde partij zullen claims over vervolgschade, zoals loonsancties, door het niet tijdig inschakelen van ~ of geen gevolg geven aan adviezen van ActaMed B.V., niet ontvankelijk zijn. 13.7 Indien het spreekuur daar aanleiding toe geeft kunnen audio-opnames worden gestart, vooruitlopend op een eventuele bewijsvoering over de (niet-medische/niet-vertrouwelijke) inhoud of bejegening van een gesprek tussen bedrijfsarts, opdrachtgever of medewerker. 13.8 De werkgever wordt gedurende een begeleiding, of bij uitlichten van een dossier met langdurig verzuim, geattendeerd op het tijdig Poortwachterproof maken van dat dossier door de volgende taken binnen anderhalf jaar ziekteverzuim op orde te maken om een loonsanctie te voorkomen: tijdige opdracht tot een probleemanalyse, tijdig opstellen plan van aanpak, tijdig opstellen eerstejaarsevaluatie, tijdig inschakelen bedrijfsarts voor het opstellen van een inzetbaarheidsprofiel (FML-gelijkend), tijdige inschakeling van een Arbeidsdeskundige voor het onderzoek 1e spoor, tijdige inschakeling (ongeacht ingeschatte haalbaarheid) van een re-integratiebedrijf voor het inzetten tweede spoor, tijdige aanvraag deskundigenoordeel bij het UWV met de vraag of er voldoende re-integratie inspanningen zijn verricht; claims wegens nalatigheid (op deze inspanningen) van de opdrachtgever worden niet in ontvangst genomen.13.9 De bedrijfsarts van ActaMed B.V. heeft te allen tijde een inspanningsverplichting en geen resultaatverplichting. 13.10 Stuksopdrachten vallen niet onder begeleiding en de bedrijfsarts kan dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor nalatigheden in de verzuimbegeleiding (gelijk aan 4.10).
AV 14 GEHEIMHOUDING 14.1 De bedrijfsarts van ActaMed B.V. zal alle informatie verkregen van opdrachtgever en medewerker vertrouwelijk behandelen en zal ervoor zorg dragen dat deze informatie niet door derden kan worden ingezien, tenzij deze rechtens gehouden is die informatie aan derden te verstrekken. 14.2 Alleen indien er direct gevaar is voor cliënt of derden kan het medisch beroepsgeheim worden doorbroken. 14.3 Indien er sprake is van indirect gevaar voor cliënt of derden kan contact worden opgenomen van bedrijfsarts tot arts-behandelaar.
AV 15 INTELLECTUEEL EIGENDOM 15.1 Met betrekking tot de door of namens de bedrijfsarts geleverde producten of diensten berust het auteursrecht bij deze. De met de producten en diensten verband houdende stukken die door de opdrachtgever aan de bedrijfsarts worden afgegeven, blijven eigendom van de opdrachtgever. 15.2 De bedrijfsarts en ActaMed B.V. mogen, met inachtneming van AV 14, publiceren over de in het kader van de overeenkomst verrichte werkzaamheden. 15.3 De bedrijfsarts en ActaMed B.V. zijn niet aansprakelijk voor een inbreuk op rechten van derden, tenzij het een door hen gepleegde inbreuk betreft op rechten waarvan het bestaan algemeen bekend of aan hen bekend was op het moment van inbreuk.
AV 16 DOSSIERBEHEER / INZAGE 16.1 De bedrijfsarts kan van alle werknemers die zijn gezien door voorgenoemde een dossier bijhouden. In deze dossiervorming volgt hij de vigerende richtlijnen van de beroepsgroep en relevante privacywetgeving. Voorgenoemde geldt niet voor stuksopdrachten: hiervan wordt het dossier niet bijgehouden. Op alle persoonsgegevens, van medische aard of anderszins is het privacyreglement van ActaMed B.V. van toepassing. 16.2 Behoudens de bedrijfsarts heeft slechts de werknemer zelf of diens gemachtigde het recht op inzage in dit dossier. 16.3 Bij beëindiging van de overeenkomst zal de bedrijfsarts desgevraagd middels een machtiging het dossier overdragen aan de nieuwe bedrijfsarts van de opdrachtgever; hiervoor kunnen kosten in rekening worden gebracht.16.4 Indien opdrachtgever zelf een cliënten-dossier voert zijn tekortkomingen aan dit systeem, waaronder privacy-schending, geheel voor rekening van de opdrachtgever.
AV 17 GEBREKEN EN KLACHTTERMIJNEN 17.1 Op de dienstverlening van de bedrijfsarts is de klachtenregeling van ActaMed B.V. van toepassing. 17.2 Klachten dienen door de opdrachtgever binnen een (1) week na vaststelling doch uiterlijk binnen een (1) maand na voltooiing van betreffende werkzaamheden te worden gemeld aan ActaMed B.V.. 17.3 Indien een klacht gegrond is, zal ActaMed B.V. de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij inmiddels voor de opdrachtgever zinloos geworden. 17.4 Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zal de bedrijfsarts slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van AV 13 (Aansprakelijkheid). 17.5 Voor zover van toepassing kunnen werknemers over bejegening als eerste gebruik maken van de klachtenregeling van ActaMed B.V.. Bij klachten van inhoudelijke aard ten aanzien van probleemanalyse en werkhervattingsadvies wordt verwezen naar het deskundigenoordeel van het UWV. 17.6 Bij het voeren van bewijs kan gebruik worden gemaakt van audio-opnames die ten tijde van het in geding zijnde spreekuur kunnen zijn gemaakt. 17.7 Klachten door opdrachtgevers zijn alleen ontvankelijk indien het een inhoudelijk geschil betreft en er een second opinion is gevraagd aan het UWV waarbij het inhoudelijke advies van laatstgenoemde wezenlijk afwijkt van de first opinion, er aantoonbare schade is ontstaan en opdrachtgever alles heeft gedaan aan schadebeperking.
AV 18 RAAMOVEREENKOMST Voor zover bepalingen inzake een afgesloten raamovereenkomst met de belangen- of brancheorganisatie waarvan de opdrachtgever lid is in gunstige zin afwijken van deze Algemene Voorwaarden of de individuele overeenkomst, prevaleert de raamovereenkomst.
AV 19 TOEPASSELIJK RECHT Op alle door partijen gesloten overeenkomsten is het Nederlands recht van toepassing.
AV 20 BEVOEGDE RECHTER Alle geschillen uit hoofde van de tussen partijen gesloten overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor zover eerst de geschillencommissie is ingeschakeld.
AV 21 OVERMACHT / NIET-TOEREKENBARE TEKORTKOMINGEN 21.1. Onder overmacht/ niet-toerekenbare tekortkoming wordt verstaan omstandigheden die de nakoming van de verbintenis verhinderen die niet krachtens wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen aan ActaMed B.V. toerekenbaar zijn. 21.2. Onder omstandigheden als bedoeld in lid 1 van dit artikel worden in ieder geval, doch niet uitsluitend verstaan: a. oorlog b. oorlogsgevaar en oproer c. terroristische aanslagen d. natuurrampen e. belemmerende maatregelen van binnenlandse en buitenlandse overheden f. sabotage g. werkstaking h. vervoersstremmingen i. tekortkomingen van leveranciers van ActaMed B.V. ter zake de levering van goederen en/of diensten j. computerstoringen (waaronder internet, telefoonnetwerk, intranet en e-mailverkeer) k. bedrijfsstoringen (bijvoorbeeld ten gevolge van brand, verloren gaan van gegevens, etc.) l. epidemieën 21.3. In geval van overmacht/ niet-toerekenbare tekortkoming is ActaMed B.V. gerechtigd haar levering- en andere verplichtingen voor de duur van de overmacht op te schorten.
AV 22 GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG 22.1. Tijdens werkzaamheden van de bedrijfsarts(en) van ActaMed B.V. zal grensoverschrijdend gedrag op geen enkele manier getolereerd of geaccepteerd worden. Indien een cliënt zich hieraan te buiten gaat, zal hem/ haar direct de deur gewezen worden en zal de begeleiding of expertise per direct worden gestopt. Er zal terstond contact opgenomen worden met de opdrachtgever en zo nodig aangifte gedaan worden bij politie. ActaMed B.V. behoudt zich het recht voor om de samenwerking met opdrachtgever in onderhavige gevallen ook terstond te ontbinden. 22.2. Onder grensoverschrijdend gedrag wordt verstaan het gebruik van of fysiek of verbaal geweld, dreiging hiervan naar de begeleider of diens familie of dierbaren, alle overige fysiek of verbaal geuite dreigementen.
ActaMed B.V. | Handelsregister Gouda | KvK 68164130 | info@actamed.nl